ISO 9001: 3 Tips para medir la eficiencia de la formación

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En un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001 se mide la competencia y la formación como una parte integral de la planificación y la gestión de todos los procesos. Es necesario conocer las competencias necesarias para llevar a cabo los procesos, y el cierre de las brechas entre la competencia requerida y la competencia de sus trabajadores al recibir formación, siendo la columna vertebral para obtener bienestar a la hora de realizar un proceso en lugar de confiar en la documentación. Para que esto funcione de forma correcta se necesita una forma de asegurase que la formación se ha realizado de forma correcta y cierra todas las brechas que existan obteniendo las competencias necesarias en su fuerza de trabajo.

1. Gestión de las necesidades de formación

Se deben identificar todas las necesidades de formación, planificar dicha formación y al finalizar realizar una evaluación de la formación recibida. La gestión adecuada de las necesidades que tiene la formación resulta fundamental si se quiere conocer que la formación que se ha llevado a cabo ha sido eficiente.

El primer paso debe ser la correcta identificación de las necesidades que existen de formación. Si no se realiza una correcta identificación de las necesidades de formación, es decir, conocer de forma exacta lo que se necesita no se puede verificar si el entrenamiento ha sido efectivo. Identificar de forma adecuada las competencias necesarias para satisfacer la función del proceso, las necesidades de mejora continua y los requisitos para conseguir los objetivos de calidad, se puede comparar las competencias que necesita contra las competencias que tiene en su mano.

Al conocer la brecha de competencia que se quiere resolver, se puede comparar de forma fácil después de recibir la formación si la competencia ha sido resuelta. Esto le dirá si su entrenamiento fue eficiente.

Se deben identificar todas las necesidades de formación, planificar dicha formación y al finalizar realizar una evaluación de la formación recibida. La gestión adecuada de las necesidades que tiene la formación resulta fundamental si se quiere conocer que la formación que se ha llevado a cabo ha sido eficiente.

El primer paso debe ser la correcta identificación de las necesidades que existen de formación. Si no se realiza una correcta identificación de las necesidades de formación, es decir, conocer de forma exacta lo que se necesita no se puede verificar si el entrenamiento ha sido efectivo. Identificar de forma adecuada las competencias necesarias para satisfacer la función del proceso, las necesidades de mejora continua y los requisitos para conseguir los objetivos de calidad, se puede comparar las competencias que necesita contra las competencias que tiene en su mano.

Al conocer la brecha de competencia que se quiere resolver, se puede comparar de forma fácil después de recibir la formación si la competencia ha sido resuelta. Esto le dirá si su entrenamiento fue eficiente.

2. La medición de la efectividad del entrenamiento

Un ejemplo sencillo sobre la formación que se utiliza durante la implementación de la norma ISO 9001 es la formación para que se encuentren concienciados de lo que será la ISO 9001 para la organización. Cuando haya empezado a implementar la norma ISO 9001, muy pocas personas de su organización comprenderán lo que trata con un Sistema de Gestión de Calidad, por lo que será necesario ofrecer formación a los trabajadores. Después de este entrenamiento, se deberá realizar un seguimiento durante el proceso de implementación y auditoría interna para ver que los trabajadores entienden cómo funciona el Sistema de Gestión de Calidad dentro de su empresa. Es este seguimiento realizado el que indica si la capacitación ha sido efectiva.

Un ejemplo de uso de capacitación para mejorar los procesos del Sistema de Gestión de Calidad después de la aplicación, digamos que usted ha identificado que uno de sus objetivos de calidad es disminuir los costos de realización de sus procesos, haciéndolos más eficientes y eficaces. Después de algunas investigaciones, se decide que lo mejor es incrementar el número de pequeñas mejoras en los procesos mediante la utilización del concepto de eficiencia durante la fabricación del producto. Es una estrategia que incorpora a todos los trabajadores para encontrar los cambios que mejoran el proceso de fabricación.

Dado que ninguno de sus trabajadores comprende el concepto de manufactura, se debe identificar la necesidad que existe de formación con el fin de conseguir cumplir con el objetivo de calidad. El siguiente paso es localizar el entrenamiento que necesita mediante la capacitación de un proveedor.

Esto se puede hacer de forma exclusiva con la empresa, o se puede hacer con algunas personas internas que después pueden capacitar al resto del personal de la organización. Al finalizar la capacitación, se pueden realizar una evaluación para comprobar si las personas han aprendido la habilidad antes de salir de la formación, que es el primer nivel de verificación de la eficacia.

Después de regresar de la formación que van a tener sus trabajadores, utilizan sus nuevas habilidades. Existen herramientas donde un pequeño grupo de individuos trabaja en un proceso para encontrar las formas de mejorar en un corto periodo de tiempo y usted puede tener varias de dichas sesiones a lo largo de su organización. Esto genera mejoras y ahorro en los costes de los procesos posteriores.

Durante un tiempo, se recogen todos los datos en cuanto a los ahorros de costes que se han generado por dichas mejoras de los procesos. Después de cierto tiempo, los datos muestran lo bien que los trabajadores han sido capaces de poner en práctica la formación recibida con el objetivo de disminuir el coste al realizar los procesos, haciéndolos mucho más eficientes.

Cada vez que se ha realizado el seguimiento de la eficacia de formación, se puede conocer la verdadera eficiencia de la formación. Cuando se supervisa el proceso que quiere mejorar mediante el suministro de formación para cerrar la competencia en su empresa.

3.Verificar la eficacia de la formación para obtener el beneficio completo de su entrenamiento

La verificación de la eficiencia del entrenamiento recibido es algo en lo que muchas organizaciones tienen problemas. Sin embargo, si no se verifica la efectividad no recibe todos los beneficios que debe aportarle la formación. Ya que la formación es una inversión, usted quiere saber lo que el retorno de dicha inversión ofrece para que pueda conocer que su dinero y tiempo se encuentran bien invertidos.

Si no realiza el seguimiento de la inversión en formación para ver si es efectiva, nunca se puede estar seguro de que la inversión vale la pena.

Sofware recomendado para gestionar este tipo de procesos de manera fácil, on-line y efectiva:

PROQURATIO QUALITY TOOL, es la herramienta web que le permite automatizar la mejora de procesos, implementar sistemas de gestión de calidad y de la seguridad de la información, elaborar evaluaciones de nivel de madurez, generar planes de acción y realizar auditorias.

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